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Dépôt des comptes : les bonnes pratiques

cloture compte

La clôture des comptes correspond à l’achèvement des enregistrements comptables. Il s’agit donc de la période à laquelle chaque entreprise doit avoir rassemblé toutes les pièces justificatives et les opérations relatives au bilan comptable de sa société. C’est un exercice qui permet à chaque entrepreneur de se faire une idée de la situation financière de sa société.

La clôture des comptes est aussi l’occasion de calculer et de déclarer les bénéfices réalisés au cours de l’année passée auprès de l’administration fiscale.

QUELLES SONT LES ENTREPRISES CONCERNÉES PAR LE DÉPÔT DES COMPTES ANNUELS ?

Le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce est obligatoire pour certaines sociétés :

  • Les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL…) ;
  • Les sociétés par actions (SA, SAS, SASU, sociétés en commandite par actions…) ;
  • Les sociétés en nom collectif sauf les SNC dont au moins l’un des associés est une personne physique ;
  • Les sociétés d’exercice libéral (SELARL…) ;
  • Les sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions.

Les sociétés dispensées sont les entreprises individuelles (micro-entreprises) et les sociétés civiles immobilières (SCI).

LES ÉTAPES CLÉS POUR RÉUSSIR SA CLÔTURE ANNUELLE

La clôture des comptes se fait en plusieurs étapes :

  • Le solde des comptes de produits et de charges : cette première étape permet de vérifier la concordance de l’ensemble des comptes du compte de résultat. Vous pourrez ainsi définir le solde de la balance comptable, entre l’actif et le passif d’un compte, c’est-à-dire les bénéfices et les pertes.
  • L’arrêt des comptes du grand livre : les mouvements dans les comptes de bilan sont totalisés et le solde définitif de chaque compte est calculé.
  • L’arrêt des écritures des journaux, qui permet de s’assurer que les colonnes de débit et de crédit des journaux (achats, ventes...) soient égaux avec la balance comptable définitive après inventaire

Lorsque le bilan comptable est clôturé, l’entreprise peut convoquer une assemblée générale pour validation, et ceci, dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l'exercice social. A compter de la date de la tenue de cette assemblée, l’entrepreneur dispose d'un délai d'un mois pour déposer ses comptes annuels au greffe.
Ce délai est prolongé d'un mois supplémentaire dans le cas où vous effectuez le dépôt par voie électronique.

A QUEL MOMENT DOIT-ON RÉALISER LA CLÔTURE DES COMPTES ?

Généralement, celle-ci a lieu le 31 décembre. Cependant, certaines entreprises sujettes à la saisonnalité choisissent de réaliser leur clôture annuelle au 30 juin ou au 30 septembre. Une condition règne cependant : chaque année fiscale doit comporter douze mois.

QUELS SONT LES DOCUMENTS À DÉPOSER ?

  • Le dépôt des comptes sociaux :

    • Le bilan (actif, passif)
    • Le compte de résultat
    • Les annexes
    • Le rapport de gestion (uniquement pour les sociétés cotées)
    • Le procès-verbal de l'assemblée contenant la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
    • Le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes et le rapport du conseil de surveillance (s’il s’agit d’une SA à directoire ou une société en commandite par actions).
  • Le dépôt des comptes consolidés :

    • Comptes consolidés
    • Le rapport sur la gestion du groupe
    • Le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés
    • Le rapport du conseil de surveillance

L'ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société. Tous ces documents seront nécessaires pour informer dans un délai de 3 mois à 4 mois l’administration fiscale de vos bénéfices ou pertes sur l’exercice clos.

Bon à savoir :

L'obligation d'établir l'annexe jointe au bilan et au compte de résultat est supprimée pour les entreprises qui remplissent au moins 2 des critères suivants :

  • Total de bilan de moins de 350 000 €
  • Chiffre d'affaires net de moins de 700 000 €

COMMENT DÉPOSER SES COMPTES ANNUELS ?

Le dépôt des comptes annuels doit être déposé par le représentant légal ou le mandataire de la société :

  • Par voie électronique sur infogreffe.fr
  • Physiquement ou par voie postale auprès du greffe du tribunal de commerce compétent

Bon à savoir :

Les entreprises dont le siège social est situé dans les départements du Haut-Rhin, Bas-Rhin ou de la Moselle doivent s’adresser au Tribunal judiciaire ou de proximité.

ET ENSUITE ?

Une fois le dépôt réalisé, le greffier publie un avis au BODACC mentionnant l’accomplissement de cette formalité. Dès lors, les comptes annuels peuvent librement être consultés par tout intéressé.

EN CAS DE NON-DÉPÔT

Toute infraction à l'obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d'une amende de 1 500 €.

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